【商業雜誌教會我的那些事】 進攻型行事曆規劃法-掌握工作與人生

年底將至，你應該會幫自己挑一本新的行事曆，迎接新年度的到來。

為了怕遺漏，你會把行程都寫下來，但是如果沒有隨時翻開行事曆來看，這本冊子恐怕還不如手機的鬧鐘！

如果你是在公司安排、老闆規定、發生緊急狀況下才將工作填進行程表中，就是所稱的『防守型』記事法；反之，能先觀察狀況、有所準備，再加以思考安排工作，則是屬於『進攻型』記事法。

『喜新厭舊』並不適合用在行事曆上。

舊的行事曆紀錄著每一段珍貴回憶與記憶寶庫。回顧舊行事曆，就像是在跟過去的自己請教學習，只要能加以改善，避免犯下相同錯誤，將為自己下一年的成功打好基礎。

反省第一步:
檢視今年計畫落實情形，寫下人生反省表

方法：列出第一張人生反省表。

表格第一欄寫下『所發生的事情』
第二欄寫下『事情為什麼變這樣？』

先寫下不帶情緒和理由的事實，再思考自己為何會這麼做的主要原因。

例如：

不知道和客戶聊什麼話題
《出發前沒有幫自己做足事前的準備》
月初客戶拜訪量不夠，月中才趕快增加

《沒有幫自己規律的安排工作內容》

沒有聽到最後就打斷客戶提問
《急著想把自己的觀念影響別人》

反省第二步：
明訂每日反省表，做為明年行動原則

方法：針對剛剛所列的項目找出原因，並設定明年必須改善的主題。

這時可應用第二張表格『每日反省表』，左右列出對應的『缺點』與『解決方法』，並再加以註明『今年要達成的改善主軸為何？』

例如：

《缺點》
因為工作忙碌，忽略了看書的習慣

《解決方法》
每周行事曆要特別安排閱讀的時間及進度

《今年改善的主軸》
勇氣：加強自己上台演講的能力

最後，將每日檢討表貼在新行事曆的最前頁，每次翻開時都先看一遍，思考自己該怎麼做，成為行事時的正確指南。

將目標化成數字，讓事情更有機會完成

為了讓自己能在計畫的時間內完成目標，進攻者會將截止日期反推計算剩餘天數，更進階的做法則是設定『假的截止日期』，讓自己提早規劃並且不會在後期被計畫追著跑。

試著這麼做：

1. 把年度目標寫在計劃表上，就不會做出偏離目標的規劃
2. 扣除私人時間，算出真正剩下可支配工作的天數
3. 螢光膠帶可以安排暫訂行程，方便直接移動或修改
4. 私人行程也要規劃，才不會和工作有所衝突而影響計畫

 讓行事曆功能發揮更強大：

1. 設定行程結束時間，培養精準預估工作所需時間的能力。
2. 將會議以檢查表的方式，將討論出的大綱寫在行程表的下方做為提醒，並列出檢討重點，以方便檢視自己是否完成。
3. 每周都寫下年度目標，重複書寫的動作，有助專注在靶心上。
4. 將年度目標拆解，落實在每周計畫。並且每周幫自己檢查，是否有未完成的工作要挪至下周。
5. 檢視工作成果，思考是否工作負擔過重，還是沒充分利用時間加以改進。
6. 編列生活中瑣事，一旦工作出現空檔，就可挑選項目來執行。未完成就移至下一天，盤點剩餘工作。
7. 同步考量主管和團隊行程，確保有時間聆聽及建議，更有機會取得需要的資源。
8. 平常幫自己排出填寫行程表的時間，避免在忙碌中放棄規劃，落入被工作拖著走的惡性循環。
9. 避免在密密麻麻的行程中，出現一個延誤，就讓自己手忙腳亂。記得主動保留空白時段，以應付天外飛來的差事。或將原訂時間增加1.5倍，讓自己足以應付各種狀況。

資料來源：經理人月刊2013.11.No.108